Małe i średnie firmy często nie mają świadomości, że oprócz wdrożenia, na dłużej zostanie z nimi obsługa planów kapitałowych – przypomina Arkadiusz Nowak z HRM Point. Jak się przygotować, by nie dać się zaskoczyć terminom, czy opłaca się inwestować w aplikacje do obsługi, kogo należy włączyć do programu – o tym więcej w wywiadzie.

Zbliża się 27 października. To wynikający z przepisów o PPK termin zawarcia umowy o zarządzanie przez firmy średnie i małe z instytucją finansową. Czy przedsiębiorca, który nie ma o PPK wystarczającej wiedzy, może zlecić wdrażanie i obsługę PPK  do biura rachunkowego, a potem zapomnieć o planach kapitałowych?

  Niestety tak to nie działa. Owszem wiele zadań można zlecić, ale nie wszystkie. W średniej wielkości firmach (50-249 zatrudnionych osób), często funkcjonuje dział kadrowo-płacowy lub zatrudniona jest osoba, która może ten obowiązek wziąć na siebie. Jeśli takiego działu nie ma lub jest w nim za mało pracowników – firma pojawia się w biurze rachunkowym lub w innym podmiocie zajmującym się outsourcingiem usług kadrowo-płacowych, oczekując wsparcia. W przypadku małych firm (20-49 pracowników), zdecydowanie częściej obsługa kadrowa zlecana jest na zewnątrz, więc prawdopodobnie tak będzie też z PPK, zwłaszcza że przedsiębiorcy wiedzą o PPK bardzo niewiele. Niektórzy wręcz dowiadują się o obowiązku ich wdrożenia właśnie od biura rachunkowego. Reakcje są różne, ale najczęściej pada pytanie: czy wy to za nas zrobicie? Biura rachunkowe w standardzie takiej obsługi nie mają. Owszem odpowiadają za naliczenie wynagrodzeń, za przygotowanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej, za naliczanie podatku dochodowego czy składek ZUS i  będą też oczywiście naliczać składki PPK, ale sam proces wdrożenia i obsługi PPK leży po stronie pracodawcy. Outsourcing działu kadr i płac nie zwalnia pracodawców z odpowiedzialności dotyczącej PPK.

To niezbyt pocieszająca informacja dla tych, którzy już wiedzą, że PPK jednak istnieją i że być może trzeba je wdrożyć w firmie, ale jeszcze nie wiedzą jak. W takim razie, w ramach szybkiego szkolenia, poproszę o wymienienie kluczowych obowiązków pracodawcy, wynikających z PPK. Może tak uda się wesprzeć przedsiębiorców.

Jak najszybciej pracodawca powinien ustalić przede wszystkim liczbę pracowników na dzień 30 czerwca 2019 (gdy chodzi o firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników) i na 31 grudnia (gdy chodzi o firmy zatrudniające od 20 do 49 pracowników). Proszę zauważyć, że tym razem do PPK w jednym terminie wejdą dwie grupy: średnie przedsiębiorstwa, które miały to zrobić wiosną, ale szyki zmienił koronawirus oraz małe, zgodnie z planem. Ustalając stan zatrudnienia trzeba wiedzieć kogo wliczać.

A to nie jest oczywiste?

Nie, ponieważ wlicza się nie tylko zatrudnionych na umowie o pracę, ale też na umowę zlecenie, jeśli odprowadza się od ich wynagrodzenia składki emerytalno-rentowe. W przypadku spółek, posiadających rady nadzorcze, trzeba doliczyć członków tychże, pobierających wynagrodzenie. Poprawnie ustalając stan zatrudnienia na te dwa dni, przedsiębiorca otrzyma zasadniczą informację: czy jest zobligowany do wdrożenia PPK w najbliższym terminie, a tym samym do zawarcia umowy o zarządzanie do 27 października. Z praktyki wiem, że w firmie mogły wydarzyć się różne sytuacje: na przykład zakład zatrudniający dziś 10 pracowników na 30 czerwca 2019 miał ich 50.  To, że zmniejszył się stan zatrudnienia w tym okresie, nie powoduje, że nie musi wprowadzić PPK. Albo inna sytuacja: firma mogła mieć tylko 5 zatrudnionych na 30 czerwca 2019 roku i 31 grudnia 2019 roku, a teraz ma ich 50 i znaczy to dokładnie tyle, że nie jest zobligowana do wprowadzenia PPK w tym momencie.

Co teraz, gdy pracodawca już jest pewien, że jednak mieści się w tej grupie, która do 27 października musi zawrzeć umowę o zarządzanie, a do 10 listopada umowę o prowadzenie?

Musi ustalić listę osób, w imieniu których zawrze umowę o prowadzenie. I tu kolejna trudność dla pracodawców, zwłaszcza tych mniejszych, bez wyspecjalizowanych działów kadrowo-płacowych. Nie będzie to dla nich zadanie łatwe, bo w niektórych sytuacjach trzeba będzie liczyć staż z 12 miesięcy poprzedzających datę zawarcia umowy o prowadzenie. Na przykład: 1 lipca (dzień, od którego znajduje zastosowanie ustawa o PPK do  podmiotu zatrudniającego co najmniej 20 osób na dzień 31 grudnia 2019 r.) konkretna osoba nie była naszym pracownikiem, przyjęliśmy ją później, ale okazało się, że już w przeszłości u nas pracowała i kiedy zsumujemy okresy zatrudnienia z 12 poprzedzających wdrożenie PPK miesięcy, okaże się, że ma wymagany staż i trzeba ją zgłosić do PPK. Zgłaszamy też pracownice na urlopach macierzyńskich i wychowawczych, ale nie odprowadzamy za te osoby składek składek. Problemem może okazać się również ustalenie, czy pracownik na urlopie bezpłatnym powinien zostać dopisany do listy. Wszystko zależy od tego, czy  w danym miesiącu miał przychód podlegający składkom, czy nie.

Podaję te przykłady, żeby uzmysłowić, jakie zadania spoczywają na pracodawcy i jak zabrać się za ich realizację. Nie jest ich mało i często nie są oczywiste. Nie zapominajmy też, że na pracodawcy spoczywają obowiązki informacyjne, choćby w przypadku pracowników, którzy mają więcej niż 55 lat. Ustawa nakazuje automatycznie włączyć do PPK osoby w wieku 18-55 lat, ale nakłada też obowiązek powiadomienia o możliwości przystąpienia do PPK tych z grupy 55+. Albo ww. zadania zrealizuje biuro rachunkowe, albo zrobi to pracodawca – najpewniej delegując zadanie do działu kadrowo-płacowego, ale nie zmienia to faktu, że to on będzie za jego realizację odpowiedzialny.

Za pracodawcę nikt też nie wybierze instytucji finansowej, do której mają być odprowadzane comiesięczne wpłaty.

Co więcej, musi on dokonać wyboru tej instytucji w porozumieniu ze związkiem zawodowym lub przedstawicielami pracowników. O tym firmy często zapominają, a tymczasem miesiąc przed ostatecznym terminem zawarciem umowy o zarządzanie, powinny zakończyć się konsultacje z przedstawicielami załogi. Jeśli nie przyniosły rezultatu w postaci porozumienia co do wyboru instytucji finansowej, wtedy pracodawca może ją wybrać sam. Ale dopiero wtedy. Najbliższy termin zawarcia umowy o zarządzanie wypada 27 października, więc 27 września konsultacje powinny być zakończone. I już na tym etapie pojawiają się pytania z firm: z kim pracodawca ma to konsultować? Czy może przedstawicieli wskazać sam? Oczywiście, że nie! Powinni to być przedstawiciele załogi, a nie pracodawcy. Jeśli to jest mała firma, zatrudniająca np. 20 pracowników, która nie była dotychczas zobligowana w świetle przepisów kodeksu pracy do wprowadzenia np. regulaminu ZFŚS, nie miała nigdy wcześniej powodu by przedstawicieli załogi wybierać. Jak to zrobić teraz? Duży pracodawca, ma od tego kancelarię prawną lub dział kadrowo-płacowy, który odpowie na te pytania. W przypadku małych przedsiębiorców, wsparcie zewnętrzne może być niezbędne, szczególnie, że przepisy prawa nie określają trybu wyboru przedstawicieli załogi, a późniejsze kontrole będą zwracać uwagę na proces wyboru instytucji finansowej.

A jeśli ta reprezentacja trafi ostatecznie do pracodawcy, to czym mają się kierować, wybierając wspólnie instytucję finansową. To jest trochę jak wróżenie z fusów.

Ustawa mówi, że wyboru dokonuje się m.in. na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami. Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Małej firmie niewiele to powie. W miarę oczywiste jest kryterium opłat, ale akurat w tym przypadku są one bardzo do siebie zbliżone. Oczywiście na portalu mojeppk.pl (oficjalny Portal Informacyjny PPK) znajdują się opisy i oferty wszystkich instytucji finansowych, ale w praktyce zawrót głowy murowany, jeżeli będziemy chcieli ocenić wszystkie instytucje. Na tym etapie można już też prowadzić komunikację do wszystkich pracowników nt. warunków uczestnictwa w PPK.

Udało się. Instytucja finansowa wybrana.

No to teraz trzeba zawrzeć umowę o zarządzanie i prowadzenie, na szczęście w wersji elektronicznej. Poza tym po ostatnich doświadczeniach, większość pracodawców posiada profil zaufany lub podpis kwalifikowany, więc tu problemów raczej nie będzie. Jeśli ktoś przychodzi do mnie po radę, to zawsze rekomenduję wcześniejsze podpisanie umowy o zarządzanie PPK, z tego względu że instytucje finansowe udostępniają pracodawcom dostępy do wersji demo aplikacji obsługujących PPK i czy to dział kadrowo-płacowy, czy firma outsourcingowa mają sporo czasu, by przetestować obsługę aplikacji. Zawsze można też wykonać kopię bazy systemu płacowego i na tej kopi przećwiczyć różne scenariusze. Z doświadczenia przy wdrażaniu PPK dla dużych przedsiębiorstw wiem, że to pomaga i daje bezpieczeństwo, że wygenerowane z systemu płacowego pliki PPK/XML poprawnie zaczytają się przy zawieraniu umów o prowadzenie do aplikacji wskazanej przez instytucję finansową. Zawarcie umowy o prowadzenie to de facto wczytanie do aplikacji udostępnionej przez instytucję finansową danych o uczestnikach PPK wygenerowanych z systemów kadrowo-płacowych. Nie zawiera się umów o prowadzenie  dla osób, które złożyły deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Zwracam uwagę, że zgodnie z ustawą o PPK za nakłanianie osoby zatrudnionej lub uczestnika PPK do rezygnacji z PPK grozi kara grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń danego podmiotu w poprzedzającym roku obrotowym.

Mamy umowy, to chyba pora zacząć naliczać wpłaty. Od pracownika, od pracodawcy, powitalna, roczna… Dużo tego jak na jeden dział kadr i płac.

Tym, którzy będą musieli lub chcieli skorzystać z obsługi zewnętrznej, zapewne biura rachunkowe czy firmy outsoursingowe już wkrótce będą oferować możliwość przejęcia całego procesu obsługi PPK, łącznie z obowiązkami administracyjnymi czyli wgrywaniem plików PPK czy XML do aplikacji finansowych, pilnowaniem terminów zgłoszenia rezygnacji, albo zapisywania pracownika nowo zatrudnionego w odpowiednim momencie. Pracodawca może to robić sam, otrzymując od biura rachunkowego tylko wskazówki lub pliki z naliczonymi składkami. Choć pewnie liczyłby na więcej.  I tu wracamy do kwestii podstawowej: bez uzgodnienia procesu obsługi PPK, pojawić się mogą konflikty i wątpliwości, które zadania do kogo należą. Co ważne: o ile duże firmy wypracowały sobie zasady współpracy i podział obowiązków, o tyle mali pracodawcy nie do końca zdają sobie sprawę z ich zakresu, więc i z podziałem kompetencji trudniej.

Pan ma doświadczenie w obsłudze firm, także w zakresie PPK. W jakim stopniu przedsiębiorcom bezpośrednio, a biurom rachunkowym do obsługi firm może pomóc aplikacja do obsługi PPK? Czy jest w ogóle potrzebna w MSP?

Małe i średnie firmy często nie mają świadomości, że oprócz wdrożenia, na dłużej zostanie z nimi obsługa planów kapitałowych. To, że będą naliczone składki, że pracownik zadeklaruje rezygnację, albo dodatkową wpłatę to jedna kwestia, ale te wszystkie czynności trzeba wpierw zaewidencjonować w systemie kadrowo-płacowym, a potem w systemie udostępnionym przez instytucję finansową. I robić to co miesiąc przez wiele lat (a nawet co 7 dni, bo tyle czasu ma pracodawca na zgłoszenie do instytucji finansowej rezygnacji pracownika). Każdego miesiąca do 10. dnia, przedsiębiorca ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie z pracownikami, którym w poprzednim miesiącu upłynął 3-miesieczny okres zatrudnienia. Ktoś musi to pilotować. Jeśli przyszedł nowy pracownik, trzeba mu przekazać informacje o PPK, wymagane przepisami prawa, bo jeśli u poprzedniego pracodawcy był uczestnikiem planów kapitałowych, to – jeżeli nie zgłosi sprzeciwu –  trzeba będzie dokonać transferu środków, wgrać dane do systemu, wpierw w firmie, potem w instytucji finansowej. Podobnie jeśli pracownik składa rezygnację.

Nie mając aplikacji, każdą tę czynność (a to jeszcze i tak nie wszystkie) będziemy wykonywać dwa razy. Ręcznie. Dwukrotnie pracownik działu kadr będzie wpisywać wszystkie dane osobowe, daty itp. Z kolei co miesiąc przed 15. dniem, trzeba będzie wgrać raporty składkowe do instytucji finansowej. Przy każdym nazwisku widnieje kwota wpłaty podstawowej pracodawcy i  pracownika, może pojawić się też kwota dodatkowej wpłaty pracodawcy i/lub pracownika. A do tego nieuniknione jest wprowadzanie korekt wynagrodzeń, np. wynikających ze zwolnienia lekarskiego otrzymanego na koniec miesiąca.  Jeśli mamy przedsiębiorstwo, które zatrudnia kilku pracowników, to ewentualnie można sobie pozwolić na ręczny  proces wdrażania i obsługi. Tylko po co, skoro zajmuje to o wiele więcej czasu niż wygenerowanie plików z systemu z aplikacji i wczytanie do aplikacji instytucji finansowej.

Czyli nie przekonuje pana szukanie oszczędności na systemach PPK?

To jest pozorna oszczędność, bo pracownik w dziale kadr też ma swój czas pracy, za który trzeba mu zapłacić. Gdyby policzyć czas, który musi poświęcić, by wykonać zadania bez pomocy aplikacji i porównać czas pracy z wykorzystaniem systemu, to zakup systemu dla małej firmy zwróci się bardzo szybko. W przypadku biur rachunkowych lub większych przedsiębiorstw tym bardziej nie wyobrażam sobie obsługi pracodawców bez wykorzystania automatu. Jako firma już w ubiegłym roku skorzystałem z aplikacji Comarch ERP Optima i Comarch PPK, ponieważ obsługiwaliśmy pracodawców z grupy dużych firm. Nie wyobrażam sobie tego procesu w sposób niezautomatyzowany. Aplikacja to jest nie tylko ogromna oszczędność czasu i de facto pieniędzy. Przedsiębiorca ma też pewność, że dane w plikach wczytywanych do aplikacji zgadzają się z zawartością list płac, że zgadzają się podstawy składkowe oraz naliczone wpłaty. Ma gwarancję, że ktoś nie popełnił czeskiego błędu przy przepisywaniu danych. Aplikacja jest przygotowana tak, by była zgodna ze standardami grupy roboczej, a więc generuje pliki w formatach dostosowanych do wymogu instytucji finansowej, którą sobie pracodawca wybrał. Jest jeszcze jedna ogromna zaleta: gwarancja, że pracodawca nie zapomni o żadnym z obowiązków w ramach PPK. Ani o zapisaniu do planów kapitałowych nowego pracownika, o zgłoszeniu rezygnacji, ani o przelewach składek, jakie należy wykonać, ani o korekcie tych składek, skoro skorygowano listę płac, ani o innych terminowych obowiązkach. Aplikacja jest takim „drogowskazem”, który wskazuje zadania do wykonania i gwarantuje, że jako przedsiębiorca mam pewność, że działam zgodnie z prawem. Bo kary za niedopełnienie obowiązków w ramach PPK są spore.

Arkadiusz Nowak, właściciel i prezes zarządu HRM Point,  firmy zajmującej się outsorcingiem usług kadrowo-płacowych, trener z zakresu prawa pracy, doradca.

Źródło: Gazeta Prawna